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Le 7 février 2008 a été inauguré le Groupe de Travail dédié à l’Archivage Numérique avec pour objectifs la définition des contours techniques et fonctionnels d’une application d’archivage à force probante publiée sous licence libre.

Dans un premier temps, les Collectivités participantes se sont efforcées de définir le contexte juridique de l’archivage en identifiant deux réalités distinctes mais complémentaires : la conservation du patrimoine documentaire, et la conservation des éléments à valeur probante garantissant l’authenticité d’un document dématérialisé et/ou la conformité à un cadre règlementaire. Ainsi, le contexte de l’archivage est intimement lié à la notion de « force probante » puisque l’archivage doit permettre d’attester, en cas de demande de justification et/ou de conflit, la valeur probatoire d’un document, l’appréciation de celle-ci et de la validité de la preuve étant du ressort du tribunal administratif.

Les débats de la réunion se sont ensuite axés sur l’identification des principaux documents et flux associés concernés par l’archivage : il ressort que tous les documents administratifs (ou presque) des collectivités peuvent faire l’objet d’un archivage à force probante pour remplacer l’archivage "papier".

Ont été notamment identifiés les documents et flux associés suivants :

  • Délibérations
  • Arrêtés
  • Bulletins de salaires
  • Dossiers agents
  • Bordereaux de Mandats
  • Factures
  • Bordereaux de titres de recettes
  • Marchés
  • Permis de construire

Enfin, les participants ont unanimement convenu que la garantie de conservation des données impose une démarche stricte d’archivage. Les principales caractéristiques à intégrer identifiées ont été les suivantes :

  • Démarche « professionnelle » en qualité de tiers archiveur
  • Mise en oeuvre des systèmes au sein de salles blanches
  • Double conservation systématique
  • Gestion de l’obsolescence technologique des supports
  • Suivi de l’évolution du contexte règlementaire et normatif
  • Démarche de qualité stricte pour les transferts et les conversions de formats
  • Restitution périodique des archives sur des supports physiques standardisés

La seconde réunion du Groupe de Travail "Archivage Numérique" se tiendra à Bobigny le 28 mai 2008. Si vous souhaitez obtenir des renseignements complémentaires, nous vous invitons à prendre contact avec nos équipes.